Synthèse contrôle SPOT AMF relative à l’enregistrement des conversations téléphoniques par les sociétés de gestion

En quelques mots :

L'AMF présente un contrôle prévu à l'occasion de ses priorité de supervision pour l'année 2025. L'obligation générale d'enregistrement doit être encadrée au regard de la réglementation financière et de la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel.

Les contrôles ont porté sur un panel de cinq (5) sociétés de gestion réalisant des ordres sur le conseil en investissement, la réception-transmission d'ordres, la gestion collective, avec une clientèle non professionnelle et professionnelle.

L'AMF a étudié :

• La politique d'enregistrement et de conservation des enregistrements téléphoniques
• L'analyse du champ d'application des enregistrements téléphoniques
• La vérification des accès, de la confidentialité, de l'intégrité et de la conservation des enregistrements
• L'information des personnes enregistrées et la formation des collaborateurs
• Les contrôles permanents et périodiques

Bonnes pratiques sur la politique d'enregistrement et de conservation des enregistrements téléphoniques

• Fixer la durée de conservation de tous les enregistrements des conversations téléphoniques à cinq (5) ans, en prévoyant la possibilité de l'étendre à sept (7) ans en cas de demande de l'autorité compétente
• Détailler dans la politique les fonctions des personnes dont le poste téléphonique est enregistré en motivant les raisons de l'enregistrement pour chacune des fonctions.

 Mauvaises pratiques :  Ne pas regrouper dans une seule politique toutes les dispositions applicables au dispositif d'enregistrement des conversations téléphoniques   

Bonnes pratiques sur le champs d'application (lignes fixes, téléphones portables, ordres sur gestion collective, gestion sous mandat, RTO,

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Mauvaises pratiques :  Ne pas contrôler l'installation et l'utilisation par les collaborateurs équipés d'un téléphone portable de l'application permettant l'enregistrement des conversations      

Bonnes pratiques sur l'accès par les personnes autorisées, la confidentialité, l'intégrité, la conservation et la suppression des enregistrements, l'accès par les collaborateurs enregistrés et la mention dans le plan de continuité des mesures à prendre en cas d'indisponibilité du système de téléphonie

• Disposer d'un processus de suppression automatique des enregistrements au-delà du délai de conservation fixé dans la politique,   
• Etablir un registre de suivi des demandes d'accès aux enregistrements par les collaborateurs enregistré

Mauvaises pratiques :   

• Devoir passer par un service technique pour accéder aux enregistrements

Bonnes pratiques sur l'information des personnes enregistrées et la formation des collaborateurs : Information des personnes extérieures à la SGP enregistrées

• Sensibiliser les nouveaux collaborateurs lors de leur arrivée et, chaque année, l'ensemble du personnel de la SGP aux procédures et au fonctionnement des systèmes d'enregistrement des conversations téléphoniques, en rappelant aux personnes concernées que leurs conversations sont enregistrées 

Mauvaises pratiques :   

• Ne pas faire figurer, dans le règlement intérieur ou le code de déontologie, l'enregistrement des conversations téléphoniques

Bonnes pratiques sur le contrôle permanent et le contrôle périodique 

• Procéder à l'écoute d'un échantillon d'ordres passés à la voix tous les trimestres

Mauvaises pratiques :   

• Ne pas prévoir dans le plan de conformité et de contrôle interne de contrôles portant explicitement sur l'enregistrement des conversations téléphoniques